GoBD-konforme Buchführung & Aufbewahrungspflichten 2025
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Ordnungsgemäße Buchführung & GoBD 2025: Was Unternehmen und Onlinehändler jetzt beachten müssen
In einer zunehmend digitalisierten Unternehmenswelt bleiben die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ein zentrales Fundament der steuerlichen und handelsrechtlichen Pflichten. Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler sind gesetzlich verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig und korrekt zu dokumentieren – sowohl in Papierform als auch digital.
GoBD Buchführung 2025
Doch was bedeutet das konkret?
Im Folgenden geben wir einen praxisnahen Überblick über die Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen, typische Fehlerquellen – und welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.
1. Ordnungsvorschriften in der Buchführung
Damit eine Buchführung den Anforderungen der Abgabenordnung (§§ 140–148 AO) entspricht, müssen insbesondere folgende Grundsätze eingehalten werden:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Jedes Geschäft muss durch einen Beleg nachgewiesen sein (Belegprinzip).
Die Geschäftsvorfälle müssen für sachverständige Dritte innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein.
Progressive (vom Beleg zur Buchung) und retrograde (von der Buchung zum Beleg) Nachverfolgbarkeit müssen gewährleistet sein.
Eine Verfahrensdokumentation ist zwingend erforderlich – insbesondere zur Erläuterung technischer Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig, einzeln und lückenlos erfasst werden.
Auch Verdichtungen (z. B. Tagesumsätze) müssen aufgeschlüsselt werden können.
Spezielle Einzelaufzeichnungspflichten gelten bei Barverkäufen (z. B. ab 10.000 € oder bei PC-Kassen).
Keine mehrfache Buchung desselben Geschäftsvorfalls.
Richtigkeit und Zeitgerechtheit
Geschäftsvorfälle müssen wirklichkeitsgetreu wiedergegeben werden.
Kassenvorgänge sind täglich zu erfassen, unbare Vorgänge spätestens innerhalb von 10 Tagen.
Monatsweise Verbuchung unbarer Vorgänge ist zulässig, sofern organisatorisch sichergestellt.
Ordnung und Unveränderbarkeit
Klare Trennung zwischen baren und unbaren Geschäften.
Systematische und chronologische Buchung (Grundbuch, Journal, Hauptbuch).
Alle Buchungen müssen manipulationssicher festgeschrieben werden.
Änderungen sind nur über Storno- oder Nachbuchungen zulässig und zu protokollieren.
2. Besonderheiten im Onlinehandel
Onlinehändler unterliegen denselben Grundsätzen wie stationäre Betriebe – doch aufgrund des oft hohen Transaktionsvolumens und der digitalen Prozesse gelten verschärfte Anforderungen:
Einzeltransaktionen müssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Jeder Kauf, jede Zahlung, jede Rückerstattung – alles muss dokumentiert und mit der Buchführung verknüpfbar sein.
Systeme wie Shops, Zahlungsdienstleister (z. B. PayPal, Klarna, Stripe) oder Plattformen (z. B. Amazon, eBay) müssen in ihrer Datenverarbeitung lückenlos erklärt werden können.
Eine Verfahrensdokumentation ist zwingend notwendig und muss u. a. Schnittstellen, Datenflüsse, automatische Verbuchungen und Zugriffskontrollen beschreiben.
Bei Betriebsprüfungen verlangt das Finanzamt zunehmend die Offenlegung technischer Prozesse und Protokolle zur Sicherstellung der GoBD-Konformität.
Tipp: Nutzen Sie spezialisierte E-Commerce-Buchhaltungstools und lassen Sie Ihre Systeme regelmäßig auf GoBD-Konformität prüfen – insbesondere im Hinblick auf Schnittstellen, API-Übertragungen und revisionssichere Archivierung.
3. Typische Mängel und ihre Folgen
Formelle Mängel
Fehlen oder Manipulieren der Verfahrensdokumentation
Unprotokollierte Änderungen digitaler Aufzeichnungen
Stapelbuchungen ohne zeitgerechte Erfassung
Unzureichende Sicherung digitaler Daten (z. B. einfache Excel-Tabellen ohne Schutzmechanismen)
Sachliche Mängel
Fehlende oder nicht erklärbare Kassenfehlbeträge
Unstimmigkeiten bei der Nachkalkulation
Ungeklärte Vermögenszuwächse oder Mittelabflüsse
Wichtig: Einzelne kleine Fehler führen nicht automatisch zur Schätzung. Erst bei wesentlichen Mängeln oder einer Vielzahl kleinerer Mängel darf das Finanzamt die Buchführung verwerfen und eine Zuschätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen.
4. Aufbewahrungspflichten – Was und wie lange?
Nach § 147 AO müssen bestimmte geschäftliche Unterlagen für festgelegte Zeiträume aufbewahrt werden:
10 Jahre Aufbewahrungspflicht für:
Bücher und Aufzeichnungen
Inventare
Jahresabschlüsse und Lageberichte
Eröffnungsbilanzen inkl. Organisationsunterlagen
Buchungsbelege
Unterlagen nach Zollrecht (z. B. Rechnungen, Ursprungsnachweise)
6 Jahre Aufbewahrungspflicht für:
Empfangen und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe
Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind
Hinweis: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und zollrechtlich relevante Dokumente müssen zwingend in Papierform aufbewahrt werden. Für alle anderen Unterlagen ist auch eine digitale Archivierung zulässig, sofern die Unveränderbarkeit gewährleistet ist.
Die Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Unterlagen wurden zum 1. Januar 2025 geändert. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) verkürzte die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre. Diese Änderung betrifft insbesondere Rechnungen, Kassenbelege und Bankbelege gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4 Abgabenordnung (AO) sowie § 14b Abs. 1 Satz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Für andere Unterlagen, wie Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, bleibt die Aufbewahrungsfrist weiterhin bei zehn Jahren gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO.
5. Fazit: Buchführung mit System – und Verstand
Ordnungsgemäße Buchführung ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern schützt Unternehmen vor steuerlichen Risiken, Bußgeldern oder im schlimmsten Fall vor Hinzuschätzungen durch das Finanzamt. Dabei ist es entscheidend, nicht nur Inhalte korrekt zu erfassen, sondern auch formelle Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Protokollierung und Aufbewahrung zu erfüllen.
Besonders im Onlinehandel gilt: Wer viele Buchungen automatisiert abwickelt, muss besonders gut dokumentieren, wie diese Daten verarbeitet werden – und dem Finanzamt jederzeit einen transparenten Einblick geben können.
Tipp für Onlinehändler: Nutzen Sie eine zentrale Verfahrensdokumentation, die regelmäßig gepflegt wird und auch alle Systeme umfasst, über die Zahlungen, Bestellungen oder Rechnungen laufen. Damit schaffen Sie nicht nur Rechtssicherheit – sondern vermeiden im Ernstfall teure Überraschungen bei einer Prüfung.
