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Fahrtenbuch
Kann die Behandlung als „Poolfahrzeug“ die Besteuerung der privaten Nutzung vermeiden oder nicht?
Fahrtenbuch: Dienstwagen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses
Im Rahmen von Arbeitsverhältnissen wird häufig die Überlassung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer vereinbart.
Wird ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt, muss im Arbeitsvertrag auch geregelt werden, ob dieser auch privat genutzt werden darf. Ohne eine solche Vereinbarung ist eine private Nutzung grundsätzlich ausgeschlossen.
In der Regel wird das in solchen Fällen jedoch eine Privatnutzung unterstellen (sog. Anscheinsbeweis) und als geldwerten Vorteil der Lohnsteuer unterwerfen.
Der geldwerte Vorteil wird nach der sogenannten Fahrtenbuch- oder 1%-Regelung ermittelt.
Auch die Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung sind als geldwerter Vorteil lohnsteuerpflichtig. Der ermittelte Gesamtbetrag (geldwerter Vorteil) wird auch bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt.
Unterschied zwischen den beiden Berechnungsmethoden Bei der Fahrtenbuchmethode werden nur die tatsächlichen, anteilig auf die Privatnutzung entfallenden Fahrzeugkosten versteuert.
Bei der 1 %-Regelung wird dagegen pauschal 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat, also 12 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Jahr, der Lohnsteuer unterworfen. Auch bei Gebrauchtfahrzeugen ist der Bruttolistenpreis maßgebend. Etwaige Rabatte sind nicht zu berücksichtigen.
Die Besteuerung nach der 1%-Regelung führt in der Regel zu einem höheren zu versteuernden Betrag. Der Vorteil liegt hier jedoch darin, dass keine Nachweise über den Anteil der dienstlichen Fahrten geführt werden müssen.
Entscheidet man sich hingegen für die Fahrtenbuchmethode, sind strenge, von der Finanzverwaltung vorgegebene Voraussetzungen zu erfüllen. Insbesondere sind folgende Anforderungen zu beachten:
1. das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden
2. der erreichte Gesamtkilometerstand muss vollständig und in einem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden (d.h. es muss z.B. auch der Umweg über eine Tankstelle angegeben werden)
3. das Datum und das Ziel (Straßenname, ggf. Geschäftspartner/Kunde) der Fahrt enthalten
4. private Fahrten müssen aufgezeichnet werden
5. Aufzeichnungen über Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen geführt werden.
Das Führen eines Fahrtenbuches ist in der Regel sehr zeitaufwendig und wird in der Praxis oft nicht so genau geführt, wie es das Finanzamt verlangt. Häufen sich mehrere „Lücken“ im Fahrtenbuch, wird es vom Finanzamt verworfen und auf die 1%-Regelung umgestellt. Empfehlenswert sind daher elektronische Fahrtenbücher. Diese helfen, eine lückenlose Erfassung der gefahrenen Kilometer zu gewährleisten. Es ist jedoch darauf zu achten, dass der Anlass der durchgeführten Fahrten zeitnah erfasst wird.
Vermeidung der Versteuerung des geldwerten Vorteils
Werden Fahrzeuge vom Arbeitgeber allen Arbeitnehmern ohne feste Zuordnung zur Nutzung überlassen, handelt es sich nicht um Dienstwagen, sondern um sogenannte „Poolfahrzeuge“ im Rahmen des Corporate Carsharing. Die Behandlung als „Poolfahrzeug“ kann die Besteuerung der Privatnutzung vermeiden, wenn diese nachweislich ausgeschlossen ist.
Die Entscheidung zwischen Poolfahrzeug und Dienstwagen ist nicht einfach und sollte gut überlegt sein. Denn auch bei Poolfahrzeugen kann das Finanzamt eine private Nutzung unterstellen.
Als Nachweis für die ausschließlich betriebliche Nutzung dienen lückenlos geführte Fahrtenbücher. Zu den Voraussetzungen für deren Anerkennung durch das Finanzamt siehe oben.
Eine andere (eher diskussionswürdige) Möglichkeit wäre der faktische Ausschluss der privaten Nutzungsmöglichkeit durch den Arbeitnehmer. Dies wäre z.B. der Fall, wenn die Fahrzeugschlüssel nachweislich nach Arbeitsende abgegeben und abgeschlossen werden.
Wird eine Privatnutzung nicht widerlegt, ist diese bei allen „Nutzern“ nach der 1%-Regelung zu versteuern, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird. Dazu wird die Summe der Bruttolistenpreise aller „Poolfahrzeuge“ durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt. Der so ermittelte Wert wird als Bruttolistenpreis allen Mitarbeitern für die Versteuerung des geldwerten Vorteils zugerechnet. Zu beachten ist, dass die Ermittlung des geldwerten Vorteils bei „Poolfahrzeugen“ nicht personenbezogen, sondern fahrzeugbezogen erfolgt.
Die Entscheidung, Fahrzeuge im Pool zu halten, kann zu steuerlichen Vorteilen führen, erfordert jedoch einen höheren zeitlichen und organisatorischen Aufwand. Vor einer solchen Entscheidung ist es ratsam, die Vorteile gegen die Nachteile abzuwägen. Denn häufig sind die Voraussetzungen für eine Nichtbesteuerung des geldwerten Vorteils durch das Finanzamt nicht gegeben.
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